"Avec MindUp, nous avons relié des utilisateurs situés au quatre coins de la France, sans qu'ils se rencontrent, pour recueillir leurs besoins et structurer notre projet de refonte du backoffice."
Le contexte
Avec 67'000 employés et 4,9 milliards d'Euros de chiffre d'affaires, Autogrill est le leader mondial de la restauration pour les voyageurs. Autogrill doit ainsi gérer un tissu de points de vente dispersés sur tout le territoire, dans les gares, les aéroports et les autoroutes. Tous partagent des outils d'infrastructure communs, qui quand ils évoluent doivent répondre aux besoins variés de tous.
MindUp a été mis en place début 2008 pour coordonner services informatiques et utilisateurs finaux dans le cadre d'un projet de refonte du système informatique.
Le challenge
La dispersion géographique fait de tout projet transverse un véritable challenge en termes de communication et d'efficacité de la collaboration dans l'équipe. Lorsque le système informatique d'ERP a dû être renouvelé s'est posé la question de comment impliquer tous les utilisateurs dans l'analyse des besoins, la conception du cahier des charges et l'évaluation des solutions proposées, de manière à déployer un système répondant aux besoins et contraintes de tous.
La solution
L'utilisation de MindUp pour centraliser et coordonner les échanges entre utilisateurs et services informatiques sur ce projet a permis d'impliquer toutes les parties prenantes, tout en leur permettant d'utiliser leur messagerie Lotus Notes habituelle. De leur côté, les services informatiques qui géraient le projet d'ERP disposaient grâce à MindUp d'une vision claire, structurée et centralisée des contributions de tous, qui leur a permis de rédiger un cahier des charges complet.
Sébastien Francès, chef de projet ERP chez Autogrill, était chargé de ce projet :
"Nous ne savions pas comment créer un espace de travail collaboratif centralisé, sans demander à nos utilisateurs, qui ne sont pas techniques et qui ont d'autres préoccupations, de changer leurs habitudes et d'adopter un nouvel outil.
Lorsque nous avons découvert MindUp, nous avons tout de suite compris qu'il nous permettrait de créer une base de connaissances sur le projet, tout en laissant les utilisateurs se servir de leur messagerie Notes. Tout les participants ont ainsi pu nous communiquer et échanger entre eux leurs besoins et contraintes sur le projet"
Les bénéfices tangibles
Sébastien Francès poursuit :
"Ainsi, nous avons gagné un temps considérable dans la gestion du projet. Le temps passé en réunions a été divisé par deux. De plus, les utilisateurs nous ont remonté dans MindUp certaines contraintes que nous n'avions pas identifiées, ce qui nous a fait gagner des semaines et beaucoup d'argent sur le projet par rapport à ce qui ce serait passé si nous ne les avions découvertes qu'en aval dans le cycle du projet !
Aujourd'hui nous montons un portail collaboratif global pour gérer tous les projets de nouvelles implantations côté business, et nous allons intégrer MindUp au coeur de ce système pour multiplier les gains constatés."