Depuis n’importe quel site SharePoint, BusinessGuest permet d’envoyer à des personnes extérieures (clients, partenaires, autres filiales, …) des documents ou des messages, et de suivre leurs réponses ou les mises à jour qu’ils renvoient.
Avez-vous besoin d'un extranet complet ?
Il existe de nombreux scenarii impliquant le travail avec des participants externes depuis SharePoint. Tous ces scenarii ne nécessitent pas un extranet SharePoint complet. Il est un fait que les extranets SharePoint sont très puissants, mais ils peuvent être coûteux à mettre en place et nécessiter de profonds changement dans l'architecture du système d'information.
De ce fait, nombre d'organisations renoncent tout simplement à ce projet et ne mettent pas en place d'extranet, laissant aux utilisateurs la charge de gérer par d'autres moyens leurs communications avec des personnes situées en dehors de SharePoint.
Avec BusinessGuest, nous offrons une alternative consistant à mettre en place un pont de communication entre un SharePoint - interne on-premise ou dans le cloud - et les utilisateurs externes.
Quels sont les usages supportés par BusinessGuest ?
Les scenarios d'usage supportés par BusinessGuest sont ceux où il faut partager des informations (documents ou messages) depuis le SharePoint interne avec des partenaires externes, sans ouvrir le réseau, sans créer des comptes utilisateurs pour les externes et sans les former à SharePoint. BusinessGuest permettra de facilement envoyer un document accompagné d'un message depuis SharePoint à un utilisateur externe, et de tracer l'ensemble de la conversation qui s'en suivra dans SharePoint, alors que le participant externe n'utilise que sa messagerie ou une interface simplifiée dans le cloud pour collaborer avec vous. Cela aide à résoudre les cas suivants fréquemment rencontrés avec la communication externe :
- Comment envoyer un fichier volumineux à une personne extérieure malgré les limites de taille des pièces jointes de messagerie ?
- Comment tracer automatiquement dans SharePoint les réponses ou les modifications apportées aux documents par des acteurs externes ?
- Comment s'assurer que toute une équipe interne soit informée des échanges avec les participants externes, sans passer par de nombreux destinataires en copie de courriels ?
Par exemple, voici quelques cas d'usage rendus possibles et simples par BusinessGuest :
- Envoyer un message officiel à un partenaire ou une institution, en traçant entièrement le message et les réponses
- Envoyer un contrat à un client externe depuis une bibliothèque de documents et tracer dans SharePoint les réponses et modifications du client
- Inclure des partenaires externes dans un site d'équipe SharePoint pour les impliquer dans tout ou partie de la communication d'un projet, sans leur donner accès à l'ensemble du site ou leur demander de s'authentifier sur le SharePoint
- Envoyer des gros fichiers à des partenaires par un moyen contrôlé et sécurisé, plutôt qu'un service grand public n'offrant aucune garantie
- Impliquer des acteurs de plusieurs filiales d'un groupe, malgré leur dispersion dans le système d'information et la multiplicité des référentiels SharePoint
Plus d'informations sur la page BusinessGuest
Comment obtenir la solution ?
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